Zentrale Dokumentenablage
Allgemeine Dateien und fachlich zugeordnete Dokumente sind in einer durchsuchbaren Oberfläche erreichbar.
Produkt / DMS & digitale Akten
Dokumente dort, wo die Arbeit passiert.
Verträge beim Kunden, Zertifikate am Artikel, PDFs beim Auftrag und Besuchsdateien in der Partnerakte. Zentral auffindbar und passend berechtigt.
26 Funktionen im DetailSo arbeitet dein TeamEin Ablauf.
Ein Ablauf.
Alle Informationen dabei.
Metadatensuche statt Netzlaufwerk-Suche. Eine Datei statt unkontrollierter Kopien.
- 01
Datei ablegen
Per Drag-and-drop hochladen, Kategorie wählen und Metadaten ergänzen.
- 02
Geschäftskontext zuordnen
Dokument direkt am Partner, Artikel, Materialprofil, Analyse, Rezeptur, Produktionsauftrag, Beleg, der Charge oder einem Außendienstlauf speichern.
- 03
Sicher prüfen
Dateityp, Signatur, Größe und SHA-256 werden geprüft; Vorschau und Download erfordern Anmeldung und Recht.
- 04
Im Prozess weiterarbeiten
Innendienst findet Besuchsdokumente, Einkauf Zertifikate, Qualität Laborberichte, Produktion Arbeitsnachweise, Produktmanagement Datenblätter und Buchhaltung Rechnungsbelege ohne Medienbruch.
Ein Blick ins Produkt
So sieht es im Alltag aus.
Ansicht anklicken und vergrößern
Funktionsumfang
Vollständige Funktionsübersicht →Die Details, wenn du sie brauchst.
26 Funktionen in DMS & digitale Akten+
Produktbereich
DMS & digitale Akten
16 Funktionen
Digitale Partner-, Artikel-, Beleg- und Chargenakten
Dateien liegen direkt an dem Datensatz, zu dem sie gehören.
Verknüpfung mit Außendienstvorgängen
Besuchsfotos und -dateien werden einmal gespeichert und gezielt für die Partnerakte freigegeben.
Mehrfach- und Drag-and-drop-Upload
Bis zu 20 Dateien pro Auswahl lassen sich per Dropzone oder Dateidialog hochladen.
PDF-, Bild-, Text-, CSV- und Office-Dateien
Die Ablage akzeptiert geprüfte PDF-, JPEG-, PNG-, WebP-, AVIF-, TXT-, CSV-, DOCX- und XLSX-Dateien bis 50 MB.
Dokumentkategorien
Allgemeine Dateien, Verträge, Zertifikate, Datenblätter, Rechnungsbelege, Korrespondenz, Zollanmeldungen und Bilder werden klassifiziert.
Titel, Beschreibung und Schlagwörter
Pflegbare Metadaten verbessern Einordnung und Wiederfinden.
Metadatensuche
Dateiname, Titel, Beschreibung und Tags lassen sich in der jeweiligen Akte durchsuchen.
Sichere Dokumentenvorschau
PDF, Bilder und Text werden in einer authentifizierten Vorschau dargestellt; Office-Dateien bleiben downloadbar.
PDF-Navigation, Zoom und Drehung
Mehrseitige PDFs können direkt in der Anwendung geprüft werden.
Geschützter Download
Originaldateien werden ausschließlich nach Anmeldung und Rechteprüfung ausgeliefert.
Prüfsumme und Größenkontrolle
SHA-256 und Dateigröße werden vor jeder Auslieferung geprüft; Abweichungen sperren den Zugriff.
Private, mandantengetrennte Speicherung
Generierte Dateinamen und Ablage außerhalb des Webroots schützen interne Dokumente.
Rollenrechte und Audit-Protokoll
Lesen, Schreiben und Löschen sind getrennt berechtigt; Metadatenänderungen und Löschungen werden auditiert.
Konsistentes Löschen
Datei und Datenbankeintrag werden kontrolliert behandelt; fachlich geschützte Verknüpfungen blockieren unzulässige Löschungen.
Gemeinsame Sicherung von Datenbank und DMS
Backups koppeln Geschäftsdaten und privates Dateivolume über denselben Sicherungszeitpunkt.
Produktbereich
PDF-Designer & Vorlagen
10 Funktionen
Vorlagen je Belegart
Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung und Bestellung können eigene aktive Standardvorlagen verwenden.
Drei Startvorlagen
Klassisch DIN 5008, Modern Minimalist und Kompakt beschleunigen die Einrichtung.
Visueller Drei-Spalten-Designer
Bausteinbibliothek, DIN-A4-Leinwand und Inspektor ermöglichen Layoutarbeit ohne Programmierung.
Freie Blöcke, Seitenränder und Typografie
Briefkopf, Adressfeld, Inhalte, Farben und Schriften werden präzise konfiguriert.
Konfigurierbare Positionstabelle
Sichtbare Spalten, Reihenfolge und Breiten werden per Maus angepasst; Charge und MHD sind verfügbar.
DIN-5008-Falz- und Lochmarken
Optionale Hilfsmarken unterstützen standardisierte Geschäftspost.
GiroCode für Euro-Rechnungen
Bei gültiger IBAN wird ein EPC-konformer Zahlcode in der Vorlage ausgegeben.
Echtzeit-PDF-Vorschau
Das aktuelle Layout wird entprellt mit einem echten Mandantenbeleg serverseitig gerendert.
Rückgängig, Wiederholen und Duplizieren
Layoutänderungen lassen sich kontrollieren und Vorlagen als Variante kopieren.
Zusatzfelder im PDF
Freigegebene Kopf-, Positions- und Formelfelder werden in den Belegausdruck übernommen.
Der nächste Schritt