Eigenes Mahnwesen unter Finanzen
Offene Posten, Mahnläufe, versendete Mahnungen, Kundenhistorie, ausgeschlossene Vorgänge und Einstellungen liegen in einem zentralen Arbeitsbereich.
Produkt / Offene Posten & Mahnwesen
Offene Rechnungen im Blick.
Fälligkeiten prüfen, Mahnungen vorbereiten und bewusst freigeben. Teilzahlungen, Gutschriften und vereinbarte Sperren werden dabei berücksichtigt.
40 Funktionen im DetailSo arbeitet dein TeamEin Ablauf.
Ein Ablauf.
Alle Informationen dabei.
Kein automatischer Versand, keine parallele Saldenwelt und kein veralteter Vorschlag: Jede Mahnung bleibt fachlich prüfbar.
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Offene Posten ermitteln
Festgeschriebene Rechnungen, Zahlungen, Gutschriften, Fälligkeit und Mahnstufe ergeben den aktuellen offenen Betrag.
- 02
Ausschlüsse prüfen
Kunden- und Belegsperren, Streitfälle, Mindestbeträge sowie Insolvenz oder Inkasso erscheinen getrennt mit Begründung.
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Mahnlauf vorbereiten
Ein stichtagsbezogener Vorschlag bündelt passende Forderungen und berechnet Stufe, Gebühr und Zins – ohne Versand.
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Aktuellen Stand freigeben
Vor der Freigabe werden alle OPOS erneut geprüft; geänderte Zahlungen oder Sperren blockieren den veralteten Hash.
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PDF unveränderbar erzeugen
Mahnnummer, Inhalt und Sprache werden eingefroren und als hashgeprüftes, geschütztes DMS-Dokument ausgegeben.
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Bewusst versenden oder übergeben
Eine zweite Berechtigung bestätigt Empfänger und Versand; alternativ werden Zuständigkeit, Wiedervorlage oder Inkassoreferenz dokumentiert.
Funktionsumfang
Vollständige Funktionsübersicht →Die Details, wenn du sie brauchst.
40 Funktionen in Offene Posten & Mahnwesen+
Produktbereich
Offene Posten & Mahnwesen
40 Funktionen
Festgeschriebene Rechnungen als einzige OPOS-Quelle
Bruttobetrag, Zahlung, Zahlungsstatus, Fälligkeit und Mahnstufe stammen aus dem normalen Rechnungsbeleg statt aus einem parallelen Saldo.
Teilzahlungen im offenen Betrag
Bereits verbuchte Zahlungen werden vor Vorschlag, Freigabe und Versand vollständig abgezogen.
Gutschriften und Stornos berücksichtigen
Festgeschriebene, verknüpfte Korrekturbelege vermindern die Forderung automatisch.
Fälligkeit, Überfälligkeit und Mahnstufe
Das ERP berechnet offenen Betrag, Überfälligkeitstage sowie aktuelle und nächste Stufe zum gewählten Stichtag.
Mahngebühren und Jahreszinsen
Gebühr, Zinssatz und Mindestbetrag werden je Stufe exakt berechnet und im Vorschlag getrennt ausgewiesen.
Kulanzfrist und Mindestforderung
Globale oder kundenspezifische Schwellen verhindern zu frühe oder wirtschaftlich unsinnige Vorschläge.
Kunden- und Rechnungssperren
Allgemeine Mahnsperren sowie zeitlich begrenzte oder begründete Belegsperren schließen einen Posten kontrolliert aus.
Strittige Forderungen getrennt behandeln
Als strittig markierte Rechnungen werden nicht vorgeschlagen, bis der Status bewusst gelöst wird.
Insolvenz- und Inkassostatus berücksichtigen
Risikofälle werden automatisch aus normalen Mahnvorschlägen genommen und bleiben mit Grund sichtbar.
Eigene Ansicht für ausgeschlossene Vorgänge
Sperre, Streit, Kundeneinstellung oder Risiko verschwinden nicht, sondern erscheinen nachvollziehbar mit Ausschlussgrund.
Dashboard für überfällige Posten und Beträge
Anzahl, Summe, offene Vorschläge, laufende und versendete Mahnungen geben der Buchhaltung einen schnellen Arbeitsstand.
Unverbindlichen Mahnlauf vorbereiten
Ein Lauf erzeugt zunächst nur eine prüfbare Vorschau mit Kunden, Rechnungen, Gebühren und Zinsen – keine E-Mail.
Deterministischer SHA-256-Vorschauhash
Der fachliche Vorschlagsstand ist eindeutig prüfbar und kann nicht unbemerkt zwischen Anzeige und Freigabe wechseln.
Erneute OPOS-Prüfung bei Freigabe
Neue Zahlungen, Gutschriften oder Sperren machen eine veraltete Vorschau ungültig und erzwingen einen neuen Lauf.
Personengebundene Freigabe getrennt vom Versand
Erst ein eigenes Recht und eine bewusste Bestätigung vergeben Mahnnummern und frieren Inhalte ein; versendet wird dabei noch nichts.
Mahnnummer und unveränderbarer fachlicher Snapshot
Empfänger, Rechnungen, Beträge, Texte, Sprache und Einstellungen werden im freigegebenen Stand festgehalten.
Mahnungs-PDF exakt aus dem Freigabesnapshot
Die PDF-Erzeugung verwendet nicht den später veränderbaren Live-Stand, sondern den genehmigten Inhalt.
Geschütztes Mahnungs-PDF im DMS
Die erzeugte Datei erhält Prüfsumme, geschützten Download und eine Löschsperre am Mahnnachweis.
Mahnläufe mit Status, Summen und Detail
Vorbereitet, freigegeben, abgeschlossen oder verworfen bleiben mit Anzahl, Betrag, Ersteller und Zeitpunkten auffindbar.
Mahnungsübersicht und Kundenhistorie
Laufende und frühere Mahnungen lassen sich nach Status und Kunde filtern und bis zu Rechnungen, Zahlungen und Ereignissen aufklappen.
Status- und Ereignishistorie
Vorbereitung, Freigabe, PDF-Erzeugung, Versand, Zuweisung, Storno und Inkassoübergabe werden chronologisch festgehalten.
Ausdrücklich bestätigter E-Mail-Versand
Jede erzeugte Mahnung verlangt eine separate Versandbestätigung durch eine Person mit eigenem Senderecht.
Empfänger, Betreff und PDF-Anhang kontrollieren
Vor dem Versand bleiben Zieladresse und lokalisierter Inhalt prüfbar; der DMS-Nachweis wird als Anhang verwendet.
Versandnachweis und wiederholbarer Fehlerfall
Empfänger, Betreff, Status, Fehlercode, Dateihash und Zeitpunkt werden gespeichert; nach SMTP-Fehler bleibt die Mahnung erzeugt und erneut sendbar.
Rechnungen je Kunde, Währung und Stufe bündeln
Je Einstellung werden mehrere passende Forderungen in einer Mahnung zusammengeführt oder bewusst getrennt.
Globale Mahnparameter
Kulanz, Mindestbetrag, Standardzins, Zusammenfassung, Wiedervorlage und optionale automatische Vorschlagserstellung sind zentral konfigurierbar.
Bis zu zehn frei konfigurierbare Mahnstufen
Tage nach Fälligkeit, Gebühr, Zins, Mindestbetrag und Aktivstatus bilden den eigenen Eskalationsprozess ab.
Kundenspezifische Mahnkonditionen
Aktivierung, Kulanz, Mindestbetrag, Zins, Gruppierung und Standardverantwortlicher können vom Mandantenstandard abweichen.
Manuellen Zahlungseingang erfassen
Buchungsdatum, Referenz, Währung und Betrag werden als eigener Zahlungsnachweis angelegt.
Transaktionale Zahlungszuordnung auf Rechnungen
Zuordnungen aktualisieren den normalen Rechnungsstatus, blockieren Überzahlung und sind per Idempotency-Key gegen Doppelbuchung geschützt.
Rechnung sperren, entsperren, beanstanden oder klären
Berechtigte Personen steuern Mahnstatus direkt am offenen Posten mit Pflichtgrund und Audit.
Verantwortliche und Wiedervorlage
Eine Mahnung lässt sich einer Person mit konkretem Folgetermin zur weiteren Bearbeitung zuweisen.
Mahnungs-PDF und E-Mail in fünf Sprachen
Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und Türkisch werden aus der Kundensprache konsistent erzeugt.
Idempotenter täglicher Vorschlagslauf
Bei aktivierter Einstellung legt der Zeitplaner höchstens einen Entwurf pro Mandant und UTC-Tag an; Redis-Retries erzeugen keine Dubletten.
Technisch ausgeschlossener Automatikversand
Zeitplaner und Worker dürfen niemals E-Mails senden; Freigabe und Versand bleiben bewusst getrennte menschliche Entscheidungen.
Kontrollierte Inkassoübergabe
Eine Pflichtreferenz dokumentiert die Übergabe, setzt den Kunden auf Inkasso und sperrt neue Verkaufsvorgänge.
Fünf granulare Mahnrechte
Lesen, Vorbereiten, Freigeben, Versenden, Verwerfen und Einstellungen verwalten lassen sich pro Rolle einzeln vergeben.
Append-only Nachweise, Audit und Beweiskette
Snapshots, Positionen, Ereignisse, Versand, Zahlungen und Zuordnungen sind gegen Überschreiben geschützt und zusätzlich zentral auditiert.
Freigegebene Mahnungen im Kundenportal
Kunden sehen genehmigte oder weiterverarbeitete Mahnungen, enthaltene Rechnungen und das geschützte PDF in ihrem eigenen Portalzugang.
Der nächste Schritt